1-Méthodologie et Cadrage du projet

Contexte et objectif

Ce chapitre concerne la méthodologie d’implémentation du connecteur. Les éléments présentés ici sont issus des retours d’expériences de mise en œuvre sur un volume significatif de clients.
Il ne s’agit donc que d’une proposition, chaque partenaire / intégrateur est totalement libre sur la méthodologie d’implémentation.

Ce chapitre intervient sur ces phases de l’implémentation :

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Avant-vente	Initialisation	Cadrage	Installation	Paramétrage	Recette	Mise en production

1. Les points clés🚨IMPORTANT

Voici la liste des points les plus déterminants qu’il faut prendre en considération pour faciliter l’implémentation.

1. Il faut intégrer le connecteur dès le début du projet de mise en place de Yooz. Cela permet de gagner du temps et de l’efficacité, car le connecteur sera utilisé pour récupérer toutes les données de base / référentiels de Sage X3. Et donc d’éviter d’avoir à faire des reprises de données par fichiers dans Yooz. Autre avantage : le client apprend plus tôt et intègre tout de suite le connecteur comme composant de la solution Yooz.

2. Informer au plus tôt le client des prérequis techniques, cela permet au client d’avoir plus de temps pour s'organiser.

3. Fonctionner en transfert de compétence, par opposition à faire à la place du client. Le sujet le plus évident concerne la reprise des données de base et référentielles, il est certainement plus rapide que l’intégrateur prenne la main sur ce sujet et fasse le travail. Toutefois, ceci n’est pas la meilleure solution, car après la phase de test, le connecteur sera branché sur le dossier de production et il faudra rejouer la reprise.
   Il est donc conseillé d’expliquer le fonctionnement du connecteur au client, de mettre en place quelques cas pratiques pour démontrer que le connecteur est fonctionnel. Et alors indiquer au client qu’il peut mener la reprise des données. Charge à l’intégrateur d’assurer l’assistance et de répondre aux questions et problèmes.

4. Concernant l’application Yooz, on fonctionne comme usuellement avec un démarrage de Sage X3 : on conserve la même instance Yooz, et on effectue un reset des données afin de rejouer la synchronisation des données avec le dossier de production de Sage X3. Et si le client a besoin de poursuivre une activité projet pour d’autres déploiements ou périmètres, il faut lui conseiller de demander une 2ème instance Yooz qui sera alors connectée avec le dossier de test.

2. Les étapes

La proposition est une méthodologie en 12 étapes d'implémentation

• L’atelier de cadrage
• La détermination du dossier de test
• L’attribution d’un badge ERPFULL
• L’ouverture des flux réseau
• L’installation technique sur le dossier de test
• Les paramétrages de base de Yooz
• Le premier atelier fonctionnel
• La reprise des données en test
• Le suivi et la validation des tests (UAT)
• L’installation sur le dossier de production
• La reprise des données en production
• L’assistance post démarrage

L’atelier de cadrage

Les participants requis : CP Yooz, CP Client, CP Intégrateur, CP Client, Tech Client, Fonctionnel Client

La durée est d’une heure maximum (30 minutes dans un contexte fluide).

Durant cet atelier de cadrage, les sujets suivants sont abordés en détail :

• Expliquer au client l’architecture, les prérequis et la connectivité. Tous les détails sont dans ce chapitre.
• Insister sur les 3 prérequis qui sont précisés dans les prochains paragraphes (dossier de test, badge, réseau)
• Définir précisément le périmètre retenu pour le connecteur : Finance seule ou Finance + Achats ? Et Factures de vente ou non ?
• Définir le planning, les acteurs, la date de démarrage cible

Afin de suivre la mise en place des prérequis et d'éviter les mails “ping-pong”, il est possible d’utiliser un tableau partagé.
Exemple ici, disponible en français et en anglais, supprimer les lignes qui ne sont pas utiles.

La détermination du dossier de test

Il faut déterminer le dossier de test qui sera utilisé pour l’implémentation du connecteur. Ce dossier doit être suffisamment à jour, le principe est de demander la confirmation des fonctionnels Client.
Il faudra bien entendu geler ce dossier (ne pas le rafraîchir avec une nouvelle copie). Et il n’y a pas de raison de dédier le dossier de test au connecteur Yooz, d’autres sujets peuvent être menés en parallèle.

L’attribution d’un badge ERPFULL

Il est nécessaire de créer un nouvel utilisateur dans la solution Sage X3, qui est un compte de service pour les transactions opérées par Yooz. Il faudra donc allouer un badge (permanent) pour ce nouvel utilisateur. Ce doit être un badge ERPFULL (un badge ERPFIN est aussi possible sous réserve des évolutions prochaines du connecteur). Il est aussi possible d’utiliser tout autre utilisateur, voir le compte ADMIN, mais alors on ne saura pas identifier les transactions Yooz.

L’ouverture des flux réseau

Le connecteur fonctionne en mode API, avec une communication directe des 2 applications Sage X3 et Yooz. Il est indispensable d’ouvrir les flux réseau, tous les détails sont dans ce paragraphe “Connectivité entre les applications Yooz et X3”. Selon les contextes, ces opérations sont à assurer par le service SSC de Sage, par l’intégrateur, par le service informatique du client ou son fournisseur d’infrastructure.
À noter que cela peut être un point sensible, si le client n’est pas très compétent, ou si son infrastructure est très éloignée des bonnes pratiques, ou par manque de disponibilité.

L’installation technique sur le dossier de test

Cette opération est très souvent réalisée par l’intégrateur, et le client peut bien entendu être impliqué pour suivre l’exécution. Il faut compter environ une heure de temps, c’est plus rapide si le client est en dernière version de Sage X3 car dans ce cas il n’y a aucune mise à jour manuelle, tout est fait par fichiers patch X3.
En général c’est sur un format à distance en partage d’écran.
Il est aussi possible de confier cette installation au client dans le cas d’équipes client déjà compétentes sur l’installation de patch et/ou le développement Sage X3. Cette prise en charge par le client est totalement justifiée dans le cas où les mises en production seraient prises en charge par le client.
La procédure pas à pas détaillée est disponible dans ce paragraphe.

Il faut noter qu’il est possible, dans la phase de déploiement du connecteur, qu’il soit nécessaire d’installer une mise à jour du connecteur, afin de bénéficier d’une nouvelle fonctionnalité ou d’une correction. Dans ce cas, il est opportun d’utiliser la fonction de mise à jour automatique du connecteur, son usage est décrit en fin de paragraphe qui adresse l’installation.

Les paramétrages de base de Yooz

Avant de mettre en service le connecteur, il est nécessaire de prévoir ces paramétrages dans Yooz :

• Création des organisations
• Création des référentiels pour les axes analytiques

Ces éléments ne peuvent pas être générés par le connecteur, et ces éléments code organisations Yooz et référentiels analytiques seront à saisir dans les paramètres Sage X3.

Le premier atelier fonctionnel

Les participants requis :
Pour l’intégrateur : Le consultant fonctionnel (qui anime la session) et éventuellement le chef de projet.
Pour Yooz : Le chef de projet Yooz ou le partenaire intégrateur certifié.
Pour le client : Les référents métiers ou key users (directeur financier, responsable de la comptabilité fournisseurs) qui utiliseront la solution au quotidien, ainsi que le responsable technique ou l'administrateur Sage X3 (DSI, référent IT) pour s'assurer de la bonne compréhension des paramétrages applicatifs

La durée est d’environ 2 heures.

Le format est en général à distance avec partage d'écran. Il est fortement recommandé d'enregistrer la session (ou d'en garder une transcription) afin que le client puisse s'y référer ultérieurement pour reproduire les paramétrages en autonomie lors du passage sur son environnement de production.

Contenu et sujets abordés :

• L’explications générales : Présentation du périmètre complet du projet et du fonctionnement global du connecteur.
• Le paramétrage de la connexion : Réalisation des configurations directement dans Sage X3 pour établir la liaison et la communication avec l'application Yooz
• L’envoi des données de base (flux Sage X3 vers Yooz) : Explications détaillées du fonctionnement, suivies de l'exécution pratique de la synchronisation des référentiels, en prenant une entité avec peu de volume comme cas pratique. Le client sera ultérieurement en charge de réaliser la totalité des reprises de données.
• Le test d'intégration : Réalisation d'un test d'export d'une facture depuis Yooz vers Sage X3 afin de valider que le flux entrant fonctionne correctement
• La définition des prochaines étapes : Planification de la suite du déploiement, en définissant en particulier la stratégie et les besoins d'assistance pour la reprise globale des données

La reprise des données en test

La tâche de reprise des données (également appelée synchronisation ou initialisation des référentiels) sur l'environnement de test s'inscrit dans une démarche globale de transfert de compétences.
L'objectif est d'envoyer tout l'historique actif des données de base de Sage X3 vers Yooz pour que les deux systèmes soient alignés avant de démarrer les tests de flux.

Voici le descriptif de cette tâche, de son déroulé et du rôle de chacun :

1. Principe et répartition des rôles

Initiation par Deveho : Lors du premier workshop fonctionnel, le consultant Deveho explique le fonctionnement des écrans et montre, par l'exemple, comment lancer la reprise des premières données
Cette session est enregistrée pour servir de tutoriel.
Autonomie du client : Une fois les explications fournies, le client doit réaliser le reste de la reprise de données lui-même. Cette pratique est voulue : elle garantit que le client maîtrise la procédure, puisqu'il devra obligatoirement la refaire seul lors de la bascule sur le dossier de production.

2. Périmètre des données concernées : Les objets standards envoyés en masse de Sage X3 vers Yooz lors de cette étape sont :

Les fournisseurs (BPS) et éventuellement les clients (BPC).
Les plans de comptes (GAC).
Les axes et sections analytiques (CCE).
Les profils/codes taxes (TVT) et les conditions de paiement (TPT).

3. Mode opératoire dans Sage X3

Le client exécute le transfert grâce à trois fonctions dédiées du connecteur :
Reprises données référentielles Yooz (XRJ31YOOZREP) : Elle permet de cocher les objets à envoyer et de filtrer pour charger massivement les fiches actives de X3 dans la table d'interface.
Interfaces Yooz (XRJ31YOOZINT) : C'est le tableau de bord de suivi qui permet de visualiser le nombre d'enregistrements en attente de transmission, envoyés avec succès, ou en erreur
Web service Yooz (XRJ31EXE) : C'est le lancement manuel ou la tâche récurrente (batch) qui vient lire la table de suivi et exécuter concrètement les requêtes d'envoi vers l'API Yooz.

4. L'assistance de l’intégrateur.

Lors de la reprise de données, il est fréquent que certaines fiches soient rejetées par Yooz (souvent en raison de données X3 non conformes, comme un numéro de SIRET/TVA invalide ou une adresse incomplète)..
Analyse par le client : Le client est invité à analyser les traces (logs d'erreurs) dans X3 et à corriger les données directement dans Sage X3. À noter que ces corrections de données sur le dossier de test devront être répliquées sur le dossier de production. Ou bien on accepte une reprise partielle en test et on se focalise sur la qualité des données sur le dossier de production.

Support consolidé : Le client regroupe ses questions ou ses points de blocage non résolus dans un compte-rendu ou tableau de suivi partagé. Si ni le client ni l'intégrateur ne parviennent à débloquer la situation, contactez votre interlocuteur Yooz en assistance de niveau 2.

Le suivi et la validation des tests (UAT)

C’est une étape obligatoire du parcours de déploiement, intervenant après la reprise des données en test et juste avant l'installation en production (Go-Live). Elle s'inscrit dans une démarche de transfert de compétences, exigeant une autonomie de la part du client.

Déroulement et répartition des rôles

Le client (fonctionnel / key users) : Il est le principal acteur de cette phase et est responsable de l'exécution des tests.
Il utilise une fiche de tests fournie par l’intégrateur comme base de travail et l'adapte à son propre contexte
Tout au long de la recette, le client est invité à consolider l'ensemble de ses questions et de ses points de blocage dans un compte-rendu unique, afin de faciliter la compréhension et la prise en compte par l'intégrateur.
Le CP Yooz ou intégrateur : Il est chargé du suivi actif de l'avancement de ces tests. Si le client rencontre des erreurs ou des questions que son équipe fonctionnelle ne parvient pas à dépanner, il peut se tourner vers son contact Yooz pour demander un support de niveau 2.

L'autorisation de Go-Live
L'objectif de cette phase est d'obtenir une validation exhaustive des flux. Cette validation formelle par le client et le CP Intégrateur agit comme une autorisation de Go-Live, déclenchant ainsi la planification de l'installation technique finale sur l'environnement de production

Lien vers le fichier standard de suivi des tests.

L’installation sur le dossier de production

Installation technique du connecteur sur le dossier de production.
L'installation des patchs du connecteur sur le dossier de production est réalisée par l'équipe technique du client, ou l’intégrateur Sage X3 (selon ce qui a été décidé lors du cadrage). Cette étape est purement technique.
Il faut prévoir une période d'inactivité des utilisateurs. L'installation technique en production exige une déconnexion de tous les utilisateurs de Sage X3 pendant environ 30 minutes (c’est une sous partie de l’installation).
Cela permet de revalider les tables standards en toute sécurité sans risque de perte de données.

Reproduction du paramétrage par le client
Le client doit reproduire manuellement à l'identique tous les paramétrages fonctionnels qui avaient été mis en place et validés sur le dossier de test (renseigner les URL, les mots de passe de l'API, les codes organisations, etc.). L’intégrateur n'intervient pas directement sur le paramétrage en production pour des raisons de responsabilité des données, mais reste disponible en assistance.

Reprise des données référentielles Une fois paramétré, le client doit lancer manuellement la fonction de "Reprise des données". L'objectif est d'envoyer tout l'historique de la production (les fournisseurs, le plan de compte, les axes analytiques, etc.) depuis Sage X3 vers l'environnement de production de Yooz pour synchroniser les deux systèmes.

Activation de la tâche automatique pour finaliser la mise en production, le client doit activer l'abonnement du serveur batch (la tâche récurrente XRJ31EXE). Cette action permet au connecteur de fonctionner en arrière-plan et de synchroniser automatiquement les factures, bons à payer et nouveaux référentiels.

L’assistance post démarrage

L’intégrateur peut prévoir un dispositif “hyper-care” pour les premiers jours de démarrage du connecteur sur le dossier de production. Cela peut converger avec la mise en production de Yooz.
L’intégrateur reste disponible pour assurer une courte période de stabilisation. Dans le cas d’erreurs ou de points de blocage de premier niveau qu'ils ne parviennent pas à dépanner seuls, une escalade est faite au point de contact Yooz.

La bascule vers le support Yooz
Une fois la solution stabilisée et en rythme de croisière, le support de niveau 1 (utilisation quotidienne, questions fonctionnelles dans Yooz) est alors intégralement assuré par le service support de Yooz (ou par le partenaire intégrateur). Si le support Yooz fait face à une anomalie technique ou un bug qui provient directement de la couche infrastructure du connecteur dans Sage X3, c'est le support Yooz qui se charge d'escalader le sujet à l’éditeur du connecteur.