4-Synchronisation des Référentiels

Contexte et objectif

Ce chapitre décrit le paramétrage fonctionnel et le mode opératoire permettant d'initialiser les référentiels Yooz à partir de Sage X3, puis de maintenir ces référentiels à jour via le connecteur Yooz X3.

Le principe général est le suivant : les données de référence restent administrées dans Sage X3, les codes organisation Yooz nécessaires sont renseignés dans les fonctions X3, puis les enregistrements sont transmis à Yooz par les fonctions d'usage du connecteur.

Ce chapitre précise les modes opératoires pour :

• Contrôler les prérequis issus de l'installation technique du connecteur.

• Paramétrer les fonctions X3 qui pilotent l'envoi des référentiels.

• Lancer une reprise massive des données de base depuis X3 vers Yooz.

• Exécuter le Web Service Yooz et vérifier les interfaces générées.

Ce document intervient sur ces phases de l’implémentation :

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Avant-vente	Initialisation	Cadrage	Installation	Paramétrage	Recette	Mise en production

Prérequis et préparation

Avant de démarrer la synchronisation des référentiels, il est impératif de vérifier que l'installation technique du connecteur soit terminée sur le dossier Sage X3 concerné.

• Droits nécessaires : se connecter à Sage X3 avec un compte ADMIN ou un utilisateur disposant des habilitations nécessaires sur les fonctions de paramétrage et d'usage du connecteur.

• Connexion Yooz : disposer des informations communiquées par le chef de projet Yooz : identifiant d'application, identifiants client, URL cible, langue, fuseau horaire et options techniques éventuelles.

• Préparation Yooz : les organisations et les axes analytiques attendus doivent être créés ou validés côté Yooz avant l'envoi des référentiels correspondants depuis X3.

• Traçabilité : activer temporairement la génération des fichiers d'appel si une analyse détaillée des flux est nécessaire pendant le setup.

🚨IMPORTANT

L'activation de la tâche récurrente doit être réalisée uniquement après validation de la reprise initiale. Avant cette validation, privilégier des lancements manuels par objet afin de contrôler les volumes et les éventuelles erreurs.

Référentiels concernés

Le tableau ci-dessous synthétise les référentiels à préparer, les fonctions X3 associées et le comportement attendu côté Yooz.

Référentiel	Fonction / menu X3	Objet interface	Paramétrage clé
Sociétés / Sites	Paramétrage > Structure organisationnelle > Sites	Organisations Yooz	Renseigner le code organisation Yooz sur le site X3 ; vérifier le site financier et les codes achat / vente.
Utilisateurs	Paramétrage > Utilisateurs > Utilisateurs	AUS	Cocher Yooz sur les utilisateurs à transmettre ; vérifier l'adresse email et les droits associés.
Fournisseurs	Données de base > Tiers > Fournisseurs	BPS	Paramétrer la catégorie fournisseur : code organisation Yooz, formule éventuelle et case Yooz.
Clients	Données de base > Tiers > Clients	BPC	Paramétrer la catégorie client : code organisation Yooz, formule éventuelle et case Yooz.
Plans de comptes / Comptes	Paramétrage > Structure organisationnelle > Plan de comptes	COA / GAC	Cocher Yooz sur le plan ; renseigner les organisations Yooz et la formule de filtre si nécessaire.
Axes analytiques / Sections	Données de base > Tables comptables > Analytique > Sections analytiques	CCE	Créer l'axe dans Yooz, cocher Yooz sur le type de dimension et contrôler les sections à envoyer.
Taux de taxes	Données de base > Tables communes > Taxes > Taux de taxe	TVT	Cocher Yooz sur les taux à transmettre ; vérifier la législation, le type de taxe et la règle de taxe.
Conditions de paiement	Données de base > Tables tiers > Conditions de paiement	TPT	Cocher Yooz ; renseigner le code organisation Yooz ou le référentiel globalisé attendu (YZ_PAYMENT_METHOD).
Articles / Produits Catégorie article	Données de base > Articles > Articles / Catégorie article	ITM / ITG	Selon le périmètre achat, paramétrer la catégorie produit : code organisation Yooz ou référentiel globalisé (YZ_ITEM), formule éventuelle et case Yooz. Seuls les produits actifs sont transmis.

Remarque : Les articles de frais ou de service peuvent également être envoyés lorsque le périmètre achat nécessite des lignes hors référence achat dans Yooz. Ce point est à valider selon le flux projet.

Mode opératoire

1 Paramétrer les valeurs générales

1. Ouvrir la fonction Valeurs paramètres par le menu Paramètres > Paramètres généraux > Valeurs paramètres (fonction ADPVAL)

2. Renseigner le chapitre EXAPP et le groupe YOOZ. Les valeurs de connexion sont communiquées par le chef de projet Yooz et doivent être saisies au niveau dossier, sauf instruction contraire.

Paramètre	Type	Valeur à renseigner	Rôle / utilisation	Responsable / vigilance
XRJ31FILGN	Traçabilité	Yes en setup / recette ; No en production sauf besoin d’analyse	Génère les fichiers JSON envoyés à Yooz afin de faciliter l’analyse des flux	Consultant X3 — recommandé temporairement. À désactiver si la conservation des fichiers n’est plus nécessaire
XRJ31PURGE	Traçabilité	Nombre de jours de rétention souhaité. 0 = conservation illimitée.	Définit la durée de conservation des éléments générés ou conservés par le connecteur.	Client / Consultant X3 — à définir selon la politique de conservation. Éviter 0 en production sauf besoin explicite (ou accumulation de traces)

2 Paramétrer les sociétés / sites et les organisations Yooz

Dans le connecteur, le site X3 est le point de rattachement opérationnel vers l'organisation Yooz. Les sites financiers X3 correspondent généralement aux organisations Yooz; les sites non financiers peuvent être rattachés à une organisation Yooz lorsque les exports sont réalisés via le site financier.

1. Ouvrir la fonction Sites : Setup > Organizational Structure > Sites (Fonction GESFCY)

2. Contrôler le site, la société légale, le pays, le numéro fiscal et le statut de site financier.

3. Renseigner le code organisation Yooz correspondant. Selon le périmètre, distinguer le code d'organisation achat et le code d'organisation vente.

4. Vérifier que le code saisi existe bien côté Yooz et qu'il respecte la casse et le format attendu.

Cas 1 : Site non financier rattaché à un site financier

Cas 2 : Site financier direct

🚨IMPORTANT

Le code organisation Yooz est un identifiant de rapprochement. Il doit être stable et identique entre Sage X3 et Yooz ; toute divergence génère des erreurs de synchronisation ou des données rattachées à la mauvaise organisation.

3 Paramétrer les utilisateurs X3 à envoyer à Yooz

Les utilisateurs X3 peuvent être transmis à Yooz afin d’être créés ou mis à jour côté Yooz. Un utilisateur technique YOOZ doit également être préparé pour être utilisé dans les propriétés objets lors des retours ou des imports depuis Yooz.

1. Ouvrir Paramétrage > Utilisateurs > Utilisateurs (fonction GESAUS).

2. Créer ou contrôler l’utilisateur technique YOOZ utilisé par le connecteur.

3. Vérifier l’adresse e-mail de workflow si elle est requise par le projet.

4. Cocher Yooz sur les utilisateurs X3 à transmettre à Yooz.

5. Contrôler que chaque utilisateur transmis possède une adresse e-mail valide et des droits cohérents.

6. Dans l’administration Syracuse, vérifier les endpoints et groupes associés à l’utilisateur technique.

⚙️VALEURS PARAMÈTRES UTILES
XRJ31USRLA : langue transmise dans la création / mise à jour utilisateur Yooz.
XRJ31TIMZO : fuseau horaire transmis pour l’utilisateur Yooz

🚨IMPORTANT

La case Yooz pilote l’envoi de l’utilisateur vers Yooz. Cocher la case crée ou met à jour l’utilisateur côté Yooz ; la décocher peut entraîner une suppression ou une désactivation selon le comportement du connecteur. Valider l’effet attendu avant toute modification de masse.

4 Paramétrer les axes analytiques et les sections

Les axes analytiques X3 sont envoyés vers Yooz sous forme de dimensions. La création ou la validation de l'axe côté Yooz est un prérequis avant l'import des sections analytiques.

1. Ouvrir Paramétrage > Structure organisationnelle > Types de dimensions (fonction GESDIE).

2. Cocher la case “Yooz” pour les dimensions voulues

3. Renseigner le code Yooz de l’axe lorsque l’axe doit être envoyé.

4. Ajouter une formule Yooz si seules certaines sections doivent être incluses ou exclues.

5. Renseigner le code de jeu de dimensions Yooz lorsque plusieurs axes ou jeux de dimensions sont gérés.

6. Contrôler les sections dans Données de base > Tables comptables > Analytique > Sections analytiques (fonction GESCCE).

🚨IMPORTANT

Ne pas lancer la reprise CCE à ce stade si le paramétrage de l’axe n’a pas encore été validé. La reprise CCE envoie les sections analytiques vers Yooz. Elle doit donc être exécutée seulement après validation du type d’axe analytique et du mapping attendu côté Yooz.

5 Paramétrer les plans de comptes et les comptes comptables

Le plan de comptes X3 pilote l'envoi des comptes vers Yooz. En présence de plusieurs plans, le mapping des organisations Yooz et les règles de propagation entre plans doivent être clarifiés pendant le setup.

1. Ouvrir Paramétrage > Structure organisationnelle > Plans de comptes (fonction GESCOA).

2. Cocher Yooz sur le ou les plans de comptes concernés.

3. Renseigner les codes organisations Yooz si plusieurs organisations ou référentiels sont utilisés.

4. Séparer plusieurs codes par un point-virgule lorsque le paramétrage projet le prévoit.

5. Ajouter une formule Yooz si seuls certains comptes doivent être envoyés.

6. Contrôler les comptes dans Données de base > Tables comptables > Générale > Comptes (fonction GESGAC).

Exemple : Une formule peut être utilisée pour exclure des classes de comptes non utilisées dans Yooz ou pour limiter l'envoi au périmètre achat / vente défini pendant le cadrage.

6 Paramétrer les taux de taxes et les conditions de paiement

Les taux de taxes et les conditions de paiement sont des référentiels utilisés par les flux factures. Ils doivent être cohérents entre Sage X3 et Yooz avant de tester les flux achats, finance ou ventes.

Taux de taxes

1. Ouvrir Données de base > Tables communes > Taxes > Taux de taxe (fonction GESTVT).

2. Cocher Yooz sur les taux à transmettre.

3. Contrôler la législation et le code taxe. Le code transmis à Yooz est généralement construit sous la forme LEG_TAXE.

4. Vérifier les cas d’autoliquidation / intracommunautaire : ils peuvent être matérialisés côté Yooz avec un type de taxe spécifique.

5. Contrôler les taux négatifs : le taux peut être envoyé en valeur positive avec un indicateur de taxe négative.

6. Valider le pourcentage de TVA récupérable lorsque le périmètre l’exige.

Conditions de paiement

1. Ouvrir Données de base > Tables tiers > Conditions de paiement (fonction GESTPT).

2. Cocher Yooz sur les conditions de paiement à transmettre.

3. Renseigner les codes organisations Yooz si le référentiel n’est pas globalisé.

4. Si la législation est renseignée, contrôler la restriction attendue sur les organisations Yooz correspondant aux sociétés et sites financiers concernés.

5. Vérifier que les modes de règlement historiques ne sont pas confondus avec les conditions de paiement : le flux standard utilise GESTPT.

7 Paramétrer les fournisseurs et les clients

Les tiers sont pilotés par leur catégorie. La catégorie définit l’activation Yooz, les organisations Yooz cibles, la formule de filtrage et, le cas échéant, le mode référentiel dédié ou globalisé.

⚙️VALEURS PARAMÈTRES UTILES
XRJ31SIRET : active l’envoi du SIRET / SIREN vers Yooz lorsque le projet le demande.
XRJ31IBANT : détermine si les IBAN fournisseurs doivent être envoyés à Yooz. À activer uniquement si le périmètre le justifie, car il s’agit de données sensibles. XRJ31BPSAC : détermine le plan de compte à utiliser pour l’envoi du compte centralisateur dans Yooz.

Fournisseurs

1. Ouvrir Données de base > Tiers > Catégories fournisseurs (fonction GESBSG).

2. Cocher Yooz sur les catégories fournisseurs à transmettre.

3. Renseigner les codes organisations Yooz ou le référentiel globalisé prévu (YZ_SUPPLIER)

4. Ajouter une formule Yooz si certains fournisseurs de la catégorie doivent être exclus.

5. Préciser le comportement référentiel dédié si le périmètre fournisseur est géré par organisation.

6. Contrôler les fiches dans Données de base > Tiers > Fournisseurs (fonction GESBPS).

Cas particulier : Exceptions Tiers / Société (GESBPR)

Lorsque le périmètre fournisseur est géré par organisation et que des exceptions existent, le connecteur s'adapte automatiquement.

• Mécanisme de bascule : Dès qu'une exception Tiers/Société est détectée, le système ignore les données standards de la fiche Fournisseur (GESBPS) pour privilégier les données de la fiche Tiers (GESBPR - table BPEXCEPT).

• Création multiple : Le connecteur génère autant de fiches fournisseurs dans Yooz qu'il y a d'exceptions.

• Données substituées : Pour chaque site mappé, les valeurs transmises à Yooz proviennent de l'exception (régime de taxe, condition de paiement, escompte, code comptable).

Vigilance

Un contrôle rigoureux des fournisseurs multi-sociétés dans GESBPR est impératif avant de lancer la reprise de données initiale.

Clients

1. Ouvrir Données de base > Tiers > Catégories clients (fonction GESBCG).

2. Renseigner le code organisation Yooz ou le référentiel globalisé prévu (YZ_CUSTOMER).

3. Ajouter une formule Yooz si certains clients doivent être exclus.

4. Cocher Yooz sur les catégories à transmettre.

5. Contrôler ensuite les fiches dans Données de base > Tiers > Clients (fonction GESBPC).

🚨IMPORTANT

La désactivation d’une catégorie ou d’un tiers déjà transmis peut générer une demande de suppression ou d’inactivation côté Yooz selon le comportement du connecteur. Valider l’effet attendu avant toute modification de masse.

8 Paramétrer les articles / produits (utile dans le cadre du flux d’achat)

Les articles / produits ne sont nécessaires que lorsque le périmètre achat prévoit l’envoi de produits vers Yooz, par exemple pour gérer des lignes hors référence achat ou des articles de frais / service.

1. Ouvrir Données de base > Articles > Catégories articles (fonction GESITG).

2. Renseigner le code organisation Yooz cible pour un référentiel dédié, ou le code globalisé prévu par le projet.

3. Ajouter une formule Yooz pour inclure ou exclure certains articles de la catégorie.

4. Cocher Yooz sur les catégories articles à transmettre.

5. Contrôler les fiches articles : seuls les produits actifs doivent être envoyés.

🚨IMPORTANT

Ne pas intégrer les articles dans le périmètre si les flux achat du projet n’en ont pas besoin.

9 Lancer la reprise initiale et contrôler les interfaces

La reprise initiale sert à envoyer vers Yooz les référentiels déjà existants dans X3 et qui répondent aux critères configurés.
Elle doit être utilisée après le paramétrage manuel des référentiels, et avant l’activation des traitements récurrents.

À savoir

La reprise n’est pas un outil de paramétrage. Elle se contente d'envoyer les données ERP déjà éligibles selon les cases Yooz cochées, les codes organisations, les formules et les statuts actifs. Une mauvaise formule ou un code organisation erroné se répercutera immédiatement sur la volumétrie envoyée.

Un utilitaire important d’initialisation est la fonction pour forcer l'horodatage (fonction XRJ31YOOZFLG) : Cette fonction est utilisée exclusivement pour les clients qui exploitent déjà l'application Yooz avant l'installation du connecteur. Simule un premier envoi pour empêcher le renvoi massif de l'historique et éviter les doublons.

⚙️VALEURS PARAMÈTRES UTILES
XRJ31FILGN : positionner à Oui pendant les tests si les fichiers JSON doivent être téléchargés pour analyse.
XRJ31PURGE : contrôle la rétention des éléments de suivi lorsque la purge est activée.
XRJ31RESTT / XRJ31RESTY : à contrôler avant reprise si deux applications Yooz sont alimentées depuis le même dossier X3. XRJ31LANG : Liste de langue, par ordre de priorité, pour récupérer les descriptions traduites des comptes, sections, taux de taxe et méthodes de paiement. Cette liste est nécessaire si pour certains éléments, les traductions n’existent pas dans la langue par défaut du dossier Sage X3.

1. Contrôler que les organisations Yooz, axes et référentiels attendus existent côté Yooz.

2. Vérifier les cases Yooz, les formules et les codes organisation sur chaque fonction X3 concernée.

3. Ouvrir Usage > Imports/Exports > Reprise données référentielles Yooz (fonction XRJ31YOOZREP).

4. Lancer la reprise uniquement sur les objets validés pendant le setup

5. Exécuter le Web Service Yooz via la fonction XRJ31EXE ou le traitement prévu.

6. Contrôler les interfaces dans Exploitation > Imports/Exports > Interfaces Yooz (fonction XRJ31YOOZINT).

   • La fonction Interfaces Yooz permet de suivre les enregistrements présents dans la table XRJ31YOOZSUI. Elle doit permettre de filtrer par objet, événement et dates, de visualiser les erreurs, de télécharger les fichiers d’appel lorsque XRJ31FILGN est actif, et de relancer les requêtes en erreur ou en attente.

7. Analyser les erreurs, corriger le paramétrage source, puis relancer les enregistrements concernés.

À savoir

La reprise n’est pas un outil de paramétrage. Elle envoie les données qui sont déjà éligibles selon les cases Yooz, les codes organisation, les formules et les statuts actifs. Une mauvaise formule ou un mauvais code organisation se répercute immédiatement sur le volume envoyé.

Cas pratique détaillé

Voici une description détaillée, point par point, d’une reprise initiale des données. Nous allons prendre le cas de la reprise initiale des fournisseurs pour ce mode opératoire, il faut savoir que ce qui est précisé pour ce cas est valable pour tous les autres.

Vérification du paramétrage

Il faut toujours commencer par vérifier le paramétrage pour l’entité concernée. Se référer aux paragraphes précédents, les informations sont découpées par entité. Pour les fournisseurs, c’est la partie Paramétrer les Fournisseurs et les Clients.

Lancer la fonction de reprise des données référentielles

Il s’agit de la fonction XRJ31YOOZREP dans le menu Usage > Imports/Exports > Reprise données référentielles Yooz.
Pour la ligne “BPS” qui concerne les fournisseurs, la première intention sera de cocher la case Envoyer toutes les données. Et s’il s’agit d’une nouvelle occurrence de reprise suite à correction des erreurs de données, il sera possible de cocher Envoyer les données non envoyées afin de ne pas soumettre toutes les données mais uniquement celles qui n’ont pas encore été envoyées.

Cliquez ensuite sur le bouton Transmettre à Yooz.
Il sera alors affiché une trace qui précise le nombre d’enregistrements insérés dans la table de suivi, destinée au traitement à l’étape suivante.

Lancer la fonction d’interface Yooz

Il s’agit de la fonction XRJ31YOOZINT dans le menu Usage > Imports/Exports > Interfaces Yooz.
Vous devez avoir un Nb enregistrements à transmettre supérieur à 0. Si ce n’est pas le cas, vous devez refaire l’étape précédente. Il est aussi possible que l’abonnement sur la tâche XRJ31EXE soit actif, ce n’est pas logique si vous êtes encore en reprise initiale, vous pouvez désactiver cet abonnement et vérifier qu’il n’y a plus de requête sur la tâche XRJ31EXE.

Cliquer sur le bouton de la roue circulaire Transmission Yooz.

L’écran qui s’affiche ensuite vous permet de spécifier les entités à transmettre, il est conseillé de décocher les cases pour ne garder que celle de l’entité concernée, ici “BPS”.
Mais, vous pouvez aussi laisser toutes les cases cochées, il n’y a normalement pas d’autre donnée à transmettre.

Si certains exports sont en erreur, vous avez un message avec le nombre d'occurrences. Ces erreurs correspondent à des contrôles effectués par Yooz, car les données transmises ne sont pas acceptables par l’application Yooz.

Vous pouvez cliquer sur OK, une trace est affichée avec le détail des erreurs. Le bouton Copie en partie droite d’écran permet de récupérer un fichier en local sur son poste.
Toutefois, et c’est une limite de X3, les messages d’erreur dans cette trace sont limités à 250 crt. Ce n’est donc pas toujours la meilleure solution pour analyser les erreurs.

La solution la plus adaptée pour obtenir le message d’erreur complet est la suivante.
Dans cette même fonction XRJ31YOOZINT Interfaces Yooz, utiliser la partie basse de l’écran.
Renseigner l’entité, ici “BPS”, l’évènement “Création”, le statut “Erreur” et la date du jour.

Vous pouvez alors, pour chaque ligne, cliquer sur l’option Error message.

Exemple du détail d’un message d’erreur.

Ce n’est pas toujours très explicite et évident à décrypter, c’est l’erreur renvoyée par l’API Yooz.
Pour ce cas, c’est le contenu de la zone STATE qui n’est pas valide, cela correspond à la région. Dans X3 ce sont les subdivisions par pays.
Il faut donc corriger les données dans X3 (dans ce cas, la région SAT). Sur les fournisseurs, les contrôles de Yooz sont plus stricts que ceux de Sage X3.

Autre exemple d’erreur

Dans ce cas, c’est l’IBAN qui pose problème.

🚨IMPORTANT

L’option Télécharger toutes les erreurs dans la fonction Interfaces Yooz (XRJ31YOOZINT) vous permet de récupérer toutes les erreurs d’export vers Yooz. Cela génère un fichier <YOOZErrors.zip>. Dans l’archive ZIP un sous-répertoire pour chaque entité qui contient un fichier pour chaque enregistrement en erreur. À la racine, un fichier <AllErrors.txt> avec une consolidation. Cette fonctionnalité est disponible dans la version après la 80.

10 Check-list de validation avant recette

Contrôle	Résultat attendu	Responsable
Connexion Yooz	Les identifiants, l'URL, la langue et fuseau horaire pointent vers le bon environnement.	Consultant X3 / CP Yooz
Organisations	Chaque site financier ou site mappé possède le bon code organisation Yooz.	Consultant X3 / Métier
Utilisateurs	Les utilisateurs cochés Yooz ont un e-mail valide et sont visibles côté Yooz après envoi.	Consultant X3 / Client
Axes analytiques	Les axes existent côté Yooz et les sections actives sont créées ou mises à jour.	Consultant X3 / Métier
Comptes	Les comptes attendus sont transmis selon la formule du plan de comptes.	Consultant Finance
Taxes et conditions de paiement	Les codes Yooz sont cohérents avec les législations et restrictions d’organisation.	Consultant Finance
Fournisseurs / Clients	Les catégories, formules, organisations et exceptions BP / Company sont contrôlées.	Consultant Finance / Métier
Articles / Produits	Uniquement les articles actifs et utiles au périmètre achat sont envoyés.	Consultant Achat
Suivi interfaces	Aucune ligne en erreur non analysée dans XRJ31YOOZINT ; les logs sont exploitables.	Consultant X3

🚨IMPORTANT

La reprise initiale est considérée validée lorsque les référentiels du périmètre sont visibles dans Yooz, que les volumes sont cohérents avec les critères de filtre, et qu’aucune erreur bloquante ne subsiste dans le suivi des interfaces. Il est fortement conseillé de terminer cette étape de reprise initiale avant de passer aux étapes suivantes.