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6-Flux Factures de vente

Contexte et objectif​

Intégration des factures de vente (SIH) et factures tiers clients (BIC). Notions de conformité liées à la plateforme agréée / PDP Yooz.

Ce document intervient sur ces phases de l’implémentation :

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Avant-venteInitialisationCadrageInstallationParamétrageRecetteMise en production

Champ d'application​

Prérequis et préparation​

Pour assurer la transmission des factures de vente de Sage X3 vers Yooz, il est nécessaire que les informations standard pour l’e-invoicing soient disponibles. On peut donc rencontrer 2 contextes :

  • Cas 1 : L’e-invoicing est activé sur la solution Sage X3
  • Cas 2 : L’e-invoicing n’est pas activé sur la solution Sage X3 ou l’e-invoicing n’est pas disponible pour la version de Sage X3

Dans le cas 1, vous pouvez passer à la suite dans ce chapitre.

Pour le cas 2, vous devez passer par cette étape préliminaire : 9-RFE Gestion des versions Sage X3 non compatibles

Valeurs paramètres​

Les valeurs paramètres sont dans le chapitre EXAPP et groupe YOOZ

La valeur paramètre XRJ31AIMMS sert à définir une destination d'impression de type "Message" dans Sage X3. Son rôle est de permettre la génération et l'impression de fichiers PDF (notamment pour les factures de vente) afin de pouvoir les envoyer automatiquement vers l'application Yooz.

La valeur paramètre XRJ31BICRP (Rapport sur les factures clients) : Ce paramètre définit l'état d'impression à utiliser pour les factures tiers clients (les factures saisies directement en comptabilité tiers). La valeur standard généralement renseignée est le code BPCINV2.

La valeur paramètres XRJ31SIHRP (Rapport sur les factures de vente) : Ce paramètre définit l'état d'impression à utiliser pour les factures de vente (les factures issues du module de gestion commerciale). La valeur standard généralement renseignée est le code SBONFACP (ou parfois SBONFACP2).

La valeur paramètre XRJ31SDMET (Méthode d'emission Yooz) : Ce paramètre permet de définir le mode d’émission des factures de ventes qui apparaît dans Yooz. Les valeurs à sélectionner sont pré-définies : CHORUS_PRO, YOOZ_PA, VERIFACTU, PEPPOL, YOOZ_PARTNER, EMAIL, OTHER

Précisions importantes :
Il faut y saisir les codes des états Crystal Reports qui sont réellement utilisés par le client pour imprimer ses factures.
Ces paramètres offrent une certaine souplesse : ils peuvent être configurés de manière globale au niveau du dossier, ou bien être déclinés de manière plus fine au niveau de la société ou du site.

Site​

Il faut renseigner, pour chaque site X3 qui émet des factures de vente,
le code organisation Yooz (uniquement sur le site Financier)
l’adresse électronique en tant qu’émetteur

Type de facture​

Il faut cocher la case Yooz des types de factures qui sont à transmettre.
En attente de confirmation pour les informations du code type e-facture

Catégories clients​

Dans le code organisation Yooz il faut renseigner :

  • soit un code organisation Yooz qui va recevoir les clients de cette catégorie
  • soit plusieurs codes organisation Yooz (séparés par un point virgule ‘;’)
  • soit la valeur ‘YZ_CUSTOMER’ pour un référentiel globalisé

Cocher la case Yooz pour activer l’envoi vers Yooz des clients de cette catégorie.

La zone Formule Yooz permet de saisir une formule qui sera évaluée afin de restreindre les clients à transmettre.

La case à cocher Ref Tiers/Société sert à gérer les exceptions de paramétrage multi-sociétés lors de l'envoi des référentiels clients de Sage X3 vers Yooz. Concrètement, elle détermine la source des données (comme les conditions de paiement, l'escompte, le régime de taxe ou le code comptable) qui sera envoyée à Yooz :

  • Si la case est décochée : Le connecteur envoie les informations standards globales renseignées sur la fiche client principale
  • Si la case est cochée : Le connecteur va lire la table des exceptions de la fonction Tiers/Société. Cela permet de créer dans Yooz une fiche client contenant des valeurs spécifiques applicables uniquement à une société X3 donnée

Ainsi, si une règle Tiers/Société spécifique existe pour une société X3, ce sont ces données d'exception qui seront envoyées vers l'organisation Yooz correspondante. Pour toutes les autres organisations Yooz listées dans la catégorie client qui n'ont pas d'exception paramétrée, le connecteur enverra les valeurs standards de la fiche client

Clients​

Sur les fiches client, il faut vérifier et, si besoin, compléter ces données :

  • Code SIRET et numéro de TVA intracommunautaire (bloc ‘Identité’)
  • code adresse électronique (bloc ‘Identité’)
  • Menu local ‘Sélection RFE’ (bloc ‘Commerciales’ qui peut prendre les valeurs ‘E-Invoicing’, ‘E-Reporting’ ou ‘Hors champ’.

Méthodes de paiement​

Sur les fiches méthodes de paiement, ajouter le code AFNOR

Taux de taxes​

Sur les fiches de taux de taxes, renseigner les codes Afnor pour chacune des valeurs. Si code est exonéré, préciser le motif d’exonération.

Unités​

Les codes CEE-ONU doivent être renseignés dans la fonction GESTUN

Autres paramètres dédiés à l'e-invoicing​

Vous pouvez consulter ce paragraphe ‘Tâches de paramétrage’ dans le chapitre 9-RFE Gestion des versions Sage X3 non compatibles.

Mode opératoire​

Ce flux concerne les 2 fonctions facture module (GESSIH) vente et comptabilité tiers (GESBIC).

Depuis les factures (module vente et comptabilité tiers), le bouton ‘Transmettre à Yooz’ est actif si

  • Le site de vente a un code organisation Yooz
  • Le type de facture est coché Yooz
  • La catégorie client est activée pour Yooz.
  • Le client est paramétré valeur ‘E-Invoicing’ ou ‘E-Reporting’ pour ‘Sélection RFE’.

La facture peut être enregistrée dans la table de suivi unitairement par ce bouton.
Et aussi en masse via la fonction Envoyer Factures à Yooz (XRJ31INVSD).
C’est à l'exécution de la fonction Web Service Yooz (XRJ31EXE) que la facture est transmise à Yooz.

Le transfert de la facture Sage X3 vers Yooz se place donc AVANT l’étape de validation.

Ceci permet d’autoriser des modifications de facture dans le cas où l’envoi à Yooz serait en échec.
Un échec se matérialise par un message d’erreur dans la table de suivi et aussi par l'absence d’attribution d’un numéro de facture Yooz.

Encaissement et feedback de paiement client (flux Sage X3 ➔ Yooz)​

Le flux d'encaissement client suit la même logique que les fournisseurs dans Sage X3. L'envoi du feedback vers Yooz est déclenché exclusivement par le lettrage de la pièce comptable issue de la facture de vente d'origine.
Saisie dans X3 : Utilisation des fonctions de règlement (GESPAY, GESFRM) générant un lettrage, ou des transactions de lettrage manuel (LETTRAGE) ou automatique (LETTRAUTO).

Déclencheur "Lettrage" : Toute action comptable (encaissement, compensation, OD) mettant à jour le montant réglé sur les échéances de la facture client (GACCDUDATE.PAYCUR).

Mise à jour Yooz : Transmission du montant encaissé (YZ_AMOUNT_PAID, correspondant au nouveau total lettré moins les montants déjà envoyés) et de la date d'encaissement la plus récente (YZ_DATE_OF_PAYMENT déduite de GACCDUDATE.PAYDAT) via la tâche d’envoi vers Yooz XRJ31EXE. L'action API transmise à Yooz est PAYMENT_RECEIVED ("Paiement encaissé").

Règles métiers et particularités

Encaissements et lettrages partiels : Gérés nativement. En cas de lettrages successifs, le connecteur calcule l'écart entre le nouveau total lettré et les sommes déjà transmises pour n'envoyer que le delta (le montant de l'encaissement partiel) à Yooz.
Compensations (Avoirs / OD) : Le lettrage d'une facture de vente Yooz avec une autre pièce comptable (comme un avoir client ou une opération diverse) met à jour l'échéance. Cette compensation remonte donc dans Yooz de la même manière qu'un encaissement standard et vient solder le reste à recouvrer.
Encaissements groupés (mix Yooz / non-Yooz) : Supportés. Le système se basant sur le lettrage des échéances, il filtre nativement les enregistrements et n'envoie le feedback que pour les écritures de vente disposant d'un numéro d'identification Yooz (XRJ31NUMYOOZ), ignorant silencieusement le reste du lot.
🚨 Cas non supportés (Limites du flux entrant) : Contrairement au flux fournisseur, l'annulation d'un encaissement client n'est pas gérée par le connecteur. En raison d'une limite technique côté Yooz sur les flux de vente, il est impossible d'envoyer un feedback avec un montant négatif pour rétablir le reste à payer. Toute erreur de lettrage ou d'encaissement corrigée dans Sage X3 ne redescendra pas dans Yooz.